Functieomschrijving:

Opdrachtomschrijving

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het document management systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie.

Daarnaast bestaat de opdracht uit:

• Het zorgen voor een actueel ordeningsplan;
• Het waarderen van de dossiers;
• Het autoriseren van medewerkers;
• Het geven van training of opleiding aan (project)medewerkers;
• Het zorgen voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn of haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming, en deze adequaat uitvoert. Dit draagt bij aan een continue verbetering van de informatiehuishouding.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn onder andere:

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte document management systeem;
• Het maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
• Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers, zodat zij hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
• Het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de gestelde kaders, en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld aan de afdeling Informatievoorziening en Beheer (IV-B);
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties, in de vorm van functionele wensen, conform het proces van LFB.

Over de klant:

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

Eisen:

• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren. 
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en - dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen. 

Wensen:

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata). 
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties 

Competenties:

Meest essentiële competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
  • Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
  • Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn (je weet wat er binnen de organisatie speelt)
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werk indelen en je deadlines zonder stress halen)
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving en van situaties, en past dit toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

Arbeidsvoorwaarden:

 Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 25 april 2025, voor 13.00 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW.

Bandbreedte tarief: € 55.- / €78,25

Optie tot verlenging : Ja, 3 keer maximaal 12 maanden t/m uiterlijk 31-3-2029

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.