Functieomschrijving:

Hoogwaterbeschermingsprogramma

In het HWBP werken waterschappen en Rijkswaterstaat samen aan veilige en sterke dijken in heel Nederland. Samen staan we voor een enorme opgave: de grootste dijkversterkingsoperatie sinds de Deltawerken. Het HWBP bestaat uit 21 waterschappen en Rijkswaterstaat die dijkversterkingsprojecten uitvoeren. De programmadirectie HWBP programmeert, subsidieert en ondersteunt deze projecten. De werkzaamheden worden uitgevoerd door zo’n 65 medewerkers ondergebracht in drie teams binnen de programmadirectie. Namens de alliantie van het HWBP ziet de directie toe op een slimme, doelmatige en beheerste inzet van de beschikbare middelen om samen de programmadoelstellingen te laten slagen. 

Aanleiding opdracht

De programmadirectie voert een subsidieregeling uit, hiervoor wordt veel data gedeeld en met documenten en dossiers gewerkt. Om dit goed te borgen en te archiveren is het HWBP op zoek naar een documentalist. 

Resultaat opdracht

De documentalist bij het HWBP is een belangrijke schakel die zorgt voor:

• Ingericht projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die het HWBP hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
• Bijdrage aan de verdere ontwikkeling van de kwaliteitseisen.

Opdrachtomschrijving

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het HWBP. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management)systeem door medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van instructie aan medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert. 

Taken die horen bij het beheren van een digitaal en fysiek archief zijn:

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management)systeem.
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document managementsysteem naar behoefte van de medewerkers.
• Instrueren en informeren van (nieuwe) medewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het archief horen.
• Het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Het melden van storingen volgens de procedure van RWS.
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen in afstemming met afdeling Documentair Informatiemanagement (DIM).
• Het opstellen van een plan van aanpak voor het digitaliseren van het fysieke archief.

Over de klant:

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

Eisen:

• Een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding. 
• Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en - dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies. 

Wensen:

• Kennis van en ervaring als documentalist bij RWS.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie. 
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.

Competenties:

• Verantwoordelijkheidsgevoel.
• Flexibiliteit.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: o Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen; o Vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen).
• Nauwkeurigheid. 

Arbeidsvoorwaarden:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 18 November 2025, voor 17:00 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW.

Bandbreedte tarief: € XXXX / € 6,75 - Onder leiding en toezicht / GEEN ZZP INZET MOGELIJK

Optie tot verlenging : Ja, 3 x 12 maanden

Prognose aantal uur : 8 tot 16

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.