Functieomschrijving:

Opdrachtomschrijving

De opdracht omvat het uitvoeren van beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Werkzaamheden zijn onder meer: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie; zorgen voor een actueel ordeningsplan; waarderen van dossiers; autoriseren van medewerkers; geven van training/opleiding aan (project)medewerkers; en zorgen voor de benodigde middelen. De uitvoering vindt plaats binnen de richtlijnen van het project en onder aansturing van de opdrachtgever of onder regievoering van MPB RWS.

Resultaat opdracht

• Ingericht projectarchief volgens afspraken met de opdrachtgever, conform kwaliteitseisen van RWS (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Werkzaamheden

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte DMS.
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers voor zelfstandig en adequaat documentbeheer en archiefvorming.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en tijdig routeren van post- en e-mailstukken.
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Achtergrond opdracht

Werken op de SharePoint Externe Samenwerkomgeving van RKP IJsselpoort voor planuitwerking Rivierklimaatpark IJsselpoort. Het betreft een gebiedsontwikkeling met verschillende partners. De planuitwerking loopt sinds februari 2021; de voorkeursvariant is vastgesteld en wordt uitgewerkt naar ontwerp en vergunningen. Onder verantwoordelijkheid van de manager projectbeheersing RWS zorgt de documentalist voor goed informatiebeheer in het extern samenwerkingsplatform Connect IJsselpoort.

Over de klant:

Organisatieomschrijving

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Samen met 8 partners werkt Rijkswaterstaat aan de verbetering van waterveiligheid, waterkwaliteit, natuur, scheepvaart en economie binnen het Rivierklimaatpark IJsselpoort.

Rijkswaterstaat Oost-Nederland

Rijkswaterstaat Oost-Nederland (ON) verzorgt onderhoud, beheer en aanleg van (snel)wegen en hoofdvaarwegen in Overijssel en Gelderland. Werklocatie: (ON) Rijkswaterstaat Oost-Nederland, Hoofdkantoor: Arnhem.

Eisen:

• Schaal 9: Minimaal HBO denk- en werkniveau met afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met Document Management Systemen (DMS) en digitaal archiveren.
• Ervaring en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Schaal 9: Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen:

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• Mate van voldoen aan de genoemde competenties.

Competenties:

• Analyseren / Analytisch denkvermogen.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-on mentaliteit; Denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen en didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Luisteren; De vraag achter de vraag kunnen achterhalen.
• Nauwkeurigheid.
• Omgevingsbewustzijn; Weten wat er binnen de organisatie speelt.
• Pro-actieve instelling.
• Plannen en organiseren; Zelfstandig je werk indelen en deadlines zonder stress halen.
• Zelfontwikkeling; Leren van je omgeving en situaties, toepassen op je werk.
• Zelfstandigheid; Initiatief nemen om te verbeteren en collega’s opzoeken wanneer nodig.

Arbeidsvoorwaarden:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 16 december 2025, voor 12:00 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW.

Geen ZZP inzet mogelijk!

Bandbreedte tarief: € 72,50 / € 78,25

Optie tot verlenging : Ja, maximaal 12 maanden na afloop initiële opdracht

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.