Functieomschrijving:

Opdrachtomschrijving

De opdracht wordt uitgevoerd binnen de projectclusters van PPO Noord-Nederland: A-Vaarwegen (dagelijks beheer en onderhoud van bruggen, sluizen en vaarweg op de Hoofdvaarweg Lemmer-Delfzijl en rijzendammen in Friesland en Groningen) en B-Vaarwegen (planstudies, groot onderhoud en vervanging/renovatie, zoals vervanging/renovatie Hoofdvaarweg Lemmer-Delfzijl en renovatie veerhavens Waddenzee).

De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in (documentmanagement) systemen binnen projecten. Activiteiten omvatten: registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten/informatie; opstellen en actueel houden van het ordeningsplan; waarderen van dossiers; autoriseren van medewerkers; het geven van training/opleiding aan (project)medewerkers; en zorgen voor benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming adequaat worden uitgevoerd.

Taken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het (document management) systeem.
• Maken van standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers voor zelfstandig en adequaat documentbeheer.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers.
• Actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en tijdig beschikbaar stellen van informatie.
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. IV-B.
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Over de klant:

Organisatieomschrijving

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Rijkswaterstaat Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO) realiseert infrastructurele projecten tot 65 miljoen euro en werkt nauw samen met Grote Projecten (GPO) en Centrale Informatievoorziening (CIV). PPO Noord Nederland richt zich op programma’s, projecten en onderhoud in de regio Noord-Nederland.

Eisen:

• Afgeronde Mbo-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Ervaring en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies.

Wensen:

• Kennis van en ervaring met informatiestromen van (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint.
• Meer dan 2 jaar ervaring met DMS en digitaal archiveren.
• Minimaal 2 dagen per week fysiek aanwezig op locatie in Leeuwarden.

Competenties:

• Analyseren/analytisch denkvermogen: Verbanden kunnen leggen.
• Dienstverlenend en klantgericht: Proactieve en servicegerichte houding richting interne klanten.
• Hands-on mentaliteit: Denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden: Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen; didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Luisteren: De vraag achter de vraag kunnen achterhalen.
• Nauwkeurigheid: Zorgvuldig en precies werken.
• Omgevingsbewustzijn: Weten wat er binnen het team speelt.
• Zichtbaar en proactief: Proactieve instelling en zichtbaarheid in de organisatie.
• Verbindend vermogen: Effectief samenwerken en verbinding leggen.
• Plannen en organiseren: Zelfstandig werk indelen en deadlines halen.
• Zelfontwikkeling: Leren van omgeving en situaties en toepassen in werk.
• Zelfstandigheid: Initiatief nemen, zelfstandig werken en collega’s opzoeken waar nodig.

Arbeidsvoorwaarden:

 Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 17 december 2025, voor 09:00 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW.

Bandbreedte tarief: €60.- /€ 68,75 - GEEN ZZP INZET MOGELIJK

Optie tot verlenging : Ja, 6 x 12 maanden

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.