Functieomschrijving:

Opdrachtomschrijving

Als Contractsecretaris binnen het cluster B-Sluizen Midden-Nederland (MN) van Rijkswaterstaat PPO zorg je voor heldere contracten die volgens de afspraken worden uitgevoerd. Je borgt contractbeheersing vanuit procesgestuurde afspraken en werkt binnen een klein inkoop- en contractmanagement (ICM) team. Je richt je op de plan-, contractvoorbereiding-, aanbestedings- en vooral uitvoeringfase van renovatie- en vervangingsprojecten aan sluizen in de regio Utrecht, zoals de Prinses Marijkesluis, Koninginnensluis en het Houtribcomplex. Je werkt online, op kantoor Utrecht en/of vanuit de bouwkeet op locatie.

Context en contractvormen

Projecten zijn gebaseerd op een Twee-fasen aanpak; voor risicovolle onderdelen wordt pas een prijs vastgesteld na gereed definitief ontwerp. De Koninginnensluis is gegund met een portfolioaanpak. Deze projecten vallen onder ‘Markt in transitie: Op weg naar een vitale infrasector’.

Werkzaamheden

• Structureren, standaardiseren en efficiënt laten verlopen van de documentenstroom tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer.
• Beoordelen, toetsen en accepteren van contractuele producten en bewaken van reactietermijnen en deadlines.
• Opstellen van analyses en initiëren van verbetervoorstellen.
• Coördineren van het Verzoek tot Wijziging (VtW) proces (Groene Kamerproces), werken vanuit GRIP (Relatics), bewaken van status en voortgang.
• Organiseren van samenwerkingsgericht prestatiemeten (S-PM), duiden van resultaten en faciliteren van het goede gesprek over samenwerking en prestaties.
• Voorbereiden, notuleren en borgen van besluiten en acties in reguliere voortgangsoverleggen met IPM-rolhouders.
• Samenwerken in administratieve taken en systemen (projectmailbox, DMS, GRIP) samen met Projectondersteuner en Documentalist.

Taken

• Administratieve contractorganisatie: opstellen, beheren en archiveren van documenten; verspreiding en verwerking van toets- en acceptatiedocumenten; formele communicatie; digitale contractdossiers; bewaken van termijnen en kwaliteitseisen.
• Agenda- en vergaderbeheer: plannen en coördineren van vergaderingen; opstellen en versturen van agenda’s; verzamelen en distribueren van stukken.
• Notuleren: vastleggen van besluiten, actiepunten en verantwoordelijkheden; verspreiden van notulen; bewaken van opvolging.
• Communicatie en correspondentie: verwerken van inkomende e-mails en brieven; opstellen van formele brieven en verslagen; intern en extern contact onderhouden.

Resultaatgebieden

• Correcte, volledige en tijdige documentatie en notulen.
• Efficiënte en goed voorbereide vergaderingen.
• Heldere en tijdige communicatie naar interne en externe betrokkenen.
• Overzichtelijke en up-to-date administratie.
• Soepel en tijdig acceptatie- en toetsproces van documenten.

Over de klant:

Organisatieomschrijving

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 225 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland: dat is werken bij Rijkswaterstaat.

Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO)

PPO is een van de landelijke organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat. PPO werkt aan het onderhoud van rijkswegen, vaarwegen, bruggen, waterkeringen en sluizen en de bedieningsinstallaties in heel Nederland. Dit doen we met uitdrukkelijke aandacht voor duurzaamheid, een veilige en gezonde leefomgeving en innovatie. Zo dragen we actief bij aan de waterveiligheid van Nederland, doen we proeven met smart mobility, intelligente transportsystemen en het hergebruiken van grondstoffen uit ons areaal. Samen met marktpartijen werken we innovatieve ideeën uit en passen die toe in onze projecten.

Inclusie en samenwerking

Rijkswaterstaat is een inclusieve organisatie en biedt ruimte aan iedereen. Diversiteit wordt ingezet als kracht om samen betere resultaten te halen voor Nederland. PPO werkt actief samen met andere onderdelen van Rijkswaterstaat en diverse externe partners zoals gemeenten, provincies, waterschappen en marktpartijen.

Eisen:

• Hbo werk- en denkniveau in de richting technische bedrijfseconomie, bedrijfskunde of (sociaal) juridische dienstverlening.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met contractcorrespondentie binnen de GWW-sector aan opdrachtgeverszijde.
• Kennis en ervaring in het wijzigingenproces van contracten.
• Kennis van en aantoonbare werkervaring met formele overleggen tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer, inclusief plannen, organiseren, notuleren en opvolgen van acties en besluiten.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met ondersteunende systemen zoals MS Office en Connect (SharePoint-omgeving).

Wensen:

• Aantoonbare ervaring in de coördinatie van het contractwijzigingenproces.
• Kennis en ervaring met UAV-GC- en/of ARVODI-contracten.
• Kennis en ervaring met het IPM-model (integraal projectmanagement).

Competenties:

• Sterke schriftelijke en mondelinge communicatie.
• Nauwkeurig en gestructureerd werken.
• Plannen en organiseren.
• Discreet en vertrouwelijk omgaan met informatie.
• Bekend en/of key-user in MS Office en Connect (SharePoint) of vergelijkbare tools.
• Proactieve houding en zelfstandig kunnen werken.
• Organisatiesensitiviteit.

Arbeidsvoorwaarden:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 27 januari 2026 voor 13:15 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW.

Bandbreedte tarief: € 70.- /€ 78.- / GEEN ZZP INZET MOGELIJK

Optie tot verlenging : Ja, 4 x 12 maanden

Uren: 32-36 uur

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.