Functieomschrijving:

Rijkswaterstaat Rijkswaterstaats is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Project A27 Houten-Hooipolder

De A27 tussen Houten en knooppunt Hooipolder is een essentiële schakel in de noordzuidverbinding van het Nederlandse wegennet en staat hoog genoteerd in de file top 50 (en vaak zelfs in de file top 10). Dagelijks hebben tienduizenden weggebruikers te maken met deze files.

Het tracé is 47 km lang en loopt door het beheergebied van acht gemeentes, drie provincies, drie waterschappen en drie verkeerscentrales. Ook kruist het meerdere grote en druk bevaren rivieren, zoals de Lek, de Boven Merwede en de Bergsche Maas.

Het project is groot, complex en uitdagend. De omleidingsmogelijkheden voor weg- en scheepvaartverkeer zijn beperkt, er zijn veel verschillende stakeholders en er worden meerdere nieuwe bruggen gebouwd en tientallen kunstwerken aangepast. Daarnaast werkt het project met een relatief nieuwe contractvorm (twee-fasen). Het project is verdeeld over twee contracten (Noord en Zuid), met beide een eigen opdrachtnemer. Tijdens de realisatie van het project staat veiligheid voorop. Ook proberen we zo min mogelijk hinder te veroorzaken voor de omgeving.

Opdrachtomschrijving documentalist

Als documentalist ben je dé expert op het gebied van documentbeheer en archivering. Deze rol vervul je bij één van de grootse projecten van RWS: de verbreding van de A27 tussen Houten en knooppunt Hooipolder. Je beheert onder andere het documentmanagementsysteem Connect, waar het gehele projectteam in samenwerkt en waar het projectarchief in wordt opgebouwd. Je ondersteunt en begeleidt projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van documentbeheer en archivering kennen en de werkafspraken naleven. Als zij vragen hebben of advies nodig hebben, weten ze jou te vinden. Daarbij houd je de kwaliteit van het projectarchief en de bredere informatiehuishouding van het project nauwkeurig in de gaten. Wanneer projectinformatie op de juiste plek en op de juiste manier gearchiveerd wordt, heb jij je doel behaald. Je aarzelt niet om met verbetervoorstellen te komen en/of zelf verbeteringen door te voeren. Op deze manier speel jij een cruciale rol in de voortgang en de continuïteit van het project en de beheersing van documentaire projectinformatie.

De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project en RWS. De opdracht omvat het uitvoeren van documentbeheer en archiefvorming in de daartoe bestemde systemen, waaronder het documentmanagementsysteem Connect. Dit beheer vindt plaats in de vorm van diverse taken en activiteiten, waaronder:

• Het verlenen en intrekken van toegang tot het projectarchief conform de werkafspraken/het vastgestelde autorisatieproces en het opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix;

• Het één-op-één begeleiden van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken en 

verantwoordelijkheden m.b.t. documentbeheer en archivering zelfstandig en adequaat 

kunnen uitvoeren en nemen (en, indien wenselijk, het verzorgen van extra hulpmiddelen, 

zoals instructies of opfriscursussen);

• Het beantwoorden van (functionele) gebruikersvragen m.b.t. documentbeheer en 

archiefvorming via de algemene postbus (doorgaans binnen 24 uur);

• Projectmedewerkers adviseren over relevante vraagstukken (bijvoorbeeld: de inrichting 

van het projectarchief in een bepaalde projectcontext, omgang met bepaalde typen 

documenten);

• Het zorgen dat of projectmedewerkers hun taken/verantwoordelijkheden uitvoeren, hen 

erop aanspreekt als zij dit niet doen (o.a. via de ‘rappellering’) en dit escaleert naar de 

MPB’er indien nodig;

• Projectmedewerkers ondersteunen in het registreren, metadateren, ordenen en 

classificeren (voorzien van een vertrouwelijkheidsniveau) van documenten en dit namens 

hen doen wanneer zij dit zelf niet (meer) kunnen, bijvoorbeeld wegens ziekte of vertrek;

• Het aanmaken, ordenen, afschermen, verplaatsen, waarderen en muteren van (nieuwe) 

(sub)dossiers in de ordeningsstructuur en het opstellen en actueel houden van de 

ordeningsstructuur;

• Het opstellen en jaarlijkse actualiseren van overige documenten die horen bij het beheren 

van het projectarchief, zoals de beheerafspraken, werkafspraken, het overdrachtsplan en 

het overzicht van de belangrijkste projectdocumenten;

• Het verbeteren van de kwaliteit (waaronder de technische overdraagbaarheid) van het 

projectarchief en de eigen dienstverlening (doorlopen van de PDCA-cyclus); 

• Ondersteunen in de beantwoording van Woo-verzoeken (bijvoorbeeld door relevante 

documenten te verzamelen, acties uit te zetten en een documentenlijst op te stellen);

• Het visueel inrichten van het projectarchief naar behoefte van de projectmedewerkers;

Versie 2021-07

• Het monitoren en tijdig uitbreiden van de opslacapaciteit van Connect en, indien nodig, het 

tijdig aanvragen en inrichten van nieuwe Connect-sites;

• Het melden van Connect-storingen en bugs bij de juiste loketten (zoals de afdeling 

Informatievoorziening en Beheer) en hierover communiceren binnen het projectteam;

• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen m.b.t. Connect bij de juiste loketten 

(bijvoorbeeld in de vorm van functionele wensen);

• Het gereed maken van het projectarchief t.b.v. de (eind)overdracht en/of migratie en het 

t.z.t. in goede banen leiden van de overdracht en/of migratie (dit kan gepaard gaan met 

herstel- of conversiewerkzaamheden);

• Kansen, knelpunten en risico’s m.b.t. documentbeheer en archivering signaleren en melden 

via de projectdashboards en/of voortgangsoverleggen (proactieve rol in kennisdeling en 

deelname aan projectoverleggen).

Resultaat opdracht

1. Projectarchief dat 1) is ingericht volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn 

gemaakt en 2) voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. geordend, 

gewaardeerd en gemetadateerd);

2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, 

ordeningsstructuur, werkafspraken, instructies, overdrachtsplan en dashboards).

Leiding en toezicht

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder leiding en toezicht van de opdrachtgever.

Over de klant:

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

Eisen:

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde HBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan twee jaar aantoonbare werkervaring met een documentmanagementsysteem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICTmiddelen
• Zelfstandig trainingen kunnen gegeven en het daarvoor benodigde materiaal (presentaties, werkafspraken, instructies) op kunnen stellen.
• Ervaring met het zelfstandig coördineren van documentbeheer binnen een groot project en/of grote organisatie. 

Wensen:

• Ervaring met documentbeheer in Microsoft SharePoint en/of het DMS van Rijkswaterstaat.
• Werkervaring in het vakgebied van digitaal archiveren.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Archiefwet, BIHR, Toepassingsmodel metadata). 
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties. 
• Kennis van en ervaring met werken in een overheidsinstelling.
• Kennis van en ervaring met (grootschalige) infrastructurele projecten. 

Competenties:

• Analyseren/analytisch denkvermogen (je kan verbanden leggen en meedenken over 

complexe vraagstukken)

• Dienstverlenende en klantgerichte instelling (je helpt mensen graag en pakt ad hoc

verzoeken op)

• Hands-om mentaliteit (je denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen)

• Proactiviteit en overtuigingskracht (je weet adviezen/verbetervoorstellen uit te dragen en 

draagvlak te creëren)

• Zelfstandigheid en gestructureerd werken (je kan je werk zelf indelen en uitvoeren en 

deadlines zonder stress halen)

• Proactiviteit (je signaleert verbeteringen, neemt het initiatief om zaken te verbeteren en je 

zoekt collega’s op als je ze nodig hebt)

• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:

o Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen

o Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers

• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)

• Nauwkeurigheid en oog voor detail

• Omgevingsbewustzijn (je weet wat er binnen de organisatie speelt)

• Zelfontwikkeling (je leert van de omgeving en van situaties en past dit toe in je werk)

Arbeidsvoorwaarden:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 10 Maart 2026, voor 11:00 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW.

Bandbreedte tarief: € 72,50 / € 78,25 / Geen ZZP inzet toegestaan!!

Optie tot verlenging : Ja, 1 keer maximaal 12 maanden, uiterlijk t/m 31-12-2027.

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.