Functieomschrijving:

Functie-omschrijving

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het documentmanagementsysteem (Connect) door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.

Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
• Het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Doel van de opdracht:

1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Over de klant:

Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 225 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland: dat is werken bij Rijkswaterstaat.

Talent als basis, diversiteit als kracht

Rijkswaterstaat is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen. 

Rijkswaterstaat Grote Projecten en Onderhoud

Grote Projecten en Onderhoud (GPO) is een van de 6 landelijke organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat.

Als onderdeel van de infraketen houden we Nederland veilig, leefbaar en bereikbaar. Onze mensen zijn verantwoordelijk voor aanleg- en onderhoudsprojecten en complexe vervanging- en renovatieopgaven, vaak met een omvangrijke industriële automatiseringscomponent.

In al onze projecten staan duurzaamheid, innovatie, informatie en de balans tussen mens, natuur, economie en veiligheid voorop.

Eisen:

• Kandidaat beschikt aantoonbaar over méér dan 2 jaren kennis van en werkervaring met het werken met een document managementsysteem (DMS): CONNECT en het vakgebied digitaal archiveren.
• Kandidaat beschikt over minimaal HBO denk en werkniveau met in ieder geval een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardig opleiding.
• Kandidaat heeft méér dan 2 jaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde middelen.
• Kandidaat heeft méér dan 2 jaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.

Wensen:

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten met een financiële omvang van minimaal € 100 miljoen uitvoeringsraming.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld WOO, AVG, AW, BIHR, toepassingsmodel metadata).
• Aantoonbare ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).

Competenties:

• Analyseren/analytisch denkvermogen.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-on mentaliteit.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen; didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers).
• Luisteren en de vraag achter de vraag kunnen achterhalen.
• Nauwkeurigheid.
• Omgevingsbewustzijn.
• Proactieve instelling.
• Plannen en organiseren en zelfstandig kunnen werken.
• Zelfontwikkeling.
• Zelfstandigheid en initiatief nemen.

Arbeidsvoorwaarden:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 21 april 2026 voor 14:00 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW.

Bandbreedte tarief: € 72,50 / € 78,25 / Geen ZZP inzet toegestaan!!

Optie tot verlenging : Ja, 3* 12 maanden en 1 * 9 maanden tot uiterlijk 31-12-2030

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.