Functieomschrijving:

Opdrachtomschrijving

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. Het beheren van het digitale en analoge projectarchief om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een zo optimaal mogelijk (document management) systeem. En het realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata) inclusief het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op DIM gebied en deze adequaat uitvoert, waardoor de informatiehuishouding continue verbetert.

Over de opdracht

Binnen Rijkswaterstaat werken we in multidisciplinaire teams; voor elke opdracht die we uitvoeren werken we met een Integraal Projectmanagement Model - team (IPM-team). De vijf disciplines binnen dit team zijn Projectmanagement, Projectbeheersing, Omgevingsmanagement, Technischmanagement en Contractmanagement. De discipline Projectbeheersing valt onder de verantwoordelijkheid van de manager Projectbeheersing. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. 

De werkzaamheden

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Het jaarlijks actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Borgen overdracht projectarchief conform vigerend Kaderinstrument.
• Informatieverstrekking ten behoeve van projectverantwoording DIM.
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).

Over de klant:

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat

Eisen:

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde HBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en - dienstverlening, het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen en het afstemmen met andere disciplines op het gebied van ICT en Informatiemanagement.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten van een Document Management Systeem (DMS) en begeleiden van organisaties in digitaal archiveren.
• Ervaring met het opstellen van (afdelings-/projectspecifieke) jaarplannen, beleidsstukken en adviezen op het gebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van kwaliteitsmanagement en het opstellen van kaderinstrumenten.

Wensen:

• Kennis van (grootschalige) projecten op infrastructureel of watermanagement gebied.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met het inrichten van recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.

Competenties:

• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen).
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen).
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen - Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen).
• Nauwkeurigheid.
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt).
• Pro-actieve instelling.

Arbeidsvoorwaarden:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 4 April 2025, voor 14:00 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW. (GEEN ZZP INZET MOGELIJK!)

Bandbreedte tarief: € 91,25 / € 99,75

Optie tot verlenging : Ja, 3 keer maximaal 12 maanden na afloop initiële opdracht.

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.