Functieomschrijving:

Opdrachtomschrijving

De opdracht omvat het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers van een aantal planstudie-projecten in Cluster C in Zuid-Nederland. Momenteel zijn de belangrijkste projecten:

• Het project VenR Stuwen Maas gaat over de planstudie van alle 7 stuwen in de Maas. Deze stuwen zijn bijna 100 jaar oud en bereiken het einde van hun levensduur. Om te bepalen wat de beste oplossing is voor de stuwen op de lange termijn is het project Vervanging en Renovatie (VenR)-Stuwen Maas gestart. De planfase van dit project kent 3 fases, A, B en C.
  • Planfase A is de definitiefase en eindigt met een plan van aanpak voor fase B.
  • Planfase B is de verdieping en eindigt met het advies voor vervanging of renovatie per stuw.
  • Fase C is de fase waarin keuzes voor vervanging of renovatie verder worden uitgewerkt tot een maakbare oplossing per stuw. Fase C eindigt met beslismoment 2 (BM2) waarna de realisatiefase start.
• Het VenR project Duikers en Sifons omvat het vervangen van 15 duikers en sifons onder de Zuid-Willemsvaart en het Wilhelminakanaal. De duikers en sifons zijn gebouwd in de jaren 1907-1920 en zijn einde levensduur. Er zijn 12 betonnen duikers en sifons, met allemaal een gelijksoortige constructie en er zijn 3 stalen sifons met een gelijksoortige constructie. Momenteel loopt de planfase, die naast een maakbaar voorkeursvariant ook een go bij BeslisMoment 2 (BM2) moet opleveren (inschatting planning Q1-2 2026). Parallel hieraan werkt het planfase team samen met een transitieteam, die gestart zijn met de voorbereiding van de realisatiefase.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Het jaarlijks actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Op aanvraag aanmaken van postbussen.
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Borgen overdracht projectarchief conform vigerend Kaderinstrument.
• Informatieverstrekking ten behoeve van projectverantwoording DIM.
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).

Resultaat opdracht

1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder regievoering van de opdrachtgever.

Standplaats

De werkzaamheden vinden plaats vanuit de RWS locaties in Maastricht/Roermond. Over hybride werken kunnen afspraken gemaakt worden.

Meest essentiële competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
• • Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• • Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
• Pro-actieve instelling
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

Over de klant:

Programma’s, Projecten en Onderhoud

Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO) is een van de 6 landelijke organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat.

PPO werkt aan het onderhoud van rijkswegen, vaarwegen, bruggen, waterkeringen en sluizen en de bedieningsinstallaties in heel Nederland. Dit doen we met uitdrukkelijke aandacht voor duurzaamheid, een veilige en gezonde leefomgeving en innovatie.

Zo dragen we actief bij aan de waterveiligheid van Nederland, doen we proeven met smart mobility, intelligente transportsystemen en het hergebruiken van grondstoffen uit ons areaal. Samen met marktpartijen werken we innovatieve ideeën uit en passen die toe in onze projecten.

Bij PPO werken onder andere inhoudelijke adviseurs en managers op het gebied van techniek, inkoop, contracten, projectbeheersing en projecten. PPO’ers delen hun kennis onderling en werken elke dag aan de verbetering van hun werkwijzen. PPO werkt actief samen met de andere onderdelen van Rijkswaterstaat en de diverse externe partners, zoals gemeenten, provincies, waterschappen en marktpartijen.

Eisen:

• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding. 
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en - dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen. 

Wensen:

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
• Kennis van en ervaring met planstudieprojecten

Arbeidsvoorwaarden:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 4 februari, voor 15:15 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW.

Bandbreedte tarief: € 65.-/ € 78,25

Optie tot verlenging : Ja, 6x 12 maanden

ER STAAN AANVRAGEN (70523 & 70524) OPEN: WIJ ZOEKEN 1 PERSOON DIE BEIDE PROJECTEN GAAT BEDIENEN - VenR stuwen Maas/Duikers & Sifons

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.